Het POP3-protocol download standaard al uw e-mail naar het apparaat (PC, telefoon, etc.), waaropu het POP3 account hebt aangemaakt. Dit betekent dat wanneer u het e-mailaccount ook op een ander apparaat hebt ingesteld, u de mail niet meer ziet die u reeds op het andere apparaat hebt binnengehaald. Vaak hebben mailclients (zoals Microsoft Outlook) bij POP3 een optie, waarmee u kunt aangeven dat er een kopie van de mail wordt bewaard op de server (zodat u dan de mail kan binnenhalen op andere apparaten).

• U kunt uw reeds gedownloade e-mail in uw mailprogramma bekijken zonder internetverbinding
• U kunt in uw mailprogramma instellen of en hoe lang u e-mail op de server wilt bewaren
• Als u geen berichten op de server bewaart zal uw e-mailbox nooit vol raken

• Zodra u de emailberichten leest, worden ze van de server verwijderd en gedownload naar uw apparaat. Daarom is POP3 minder geschikt voor gebruik op meerdere apparaten
• Uw e-mail wordt lokaal opgeslagen op uw apparaat. Bij een crash gaat al u e-mail verloren

Het IMAP protocol laat standaard de mail op de mailserver staan, zodat u op elk apparaat waar u het e-mailaccount hebt ingesteld altijd en overal u mail kunt inzien. U leest de mail welke op de server blijft staan. Het nadeel hiervan is dat uw mailbox op de server zal groeien en er dus voor kan zorgen dat u de quota bereikt van de mailbox of van uw hostingpakket. Veel mailclients hebben bij IMAP wel de optie om een bericht na X aantal dagen te verwijderen van de server, zodat de mailbox-grootte beperkt blijft. Een andere optie is uiteraard om u mailbox regelmatig op te schonen.

• U kunt de e‑mail op meerdere apparaten bekijken. Elk apparaat toont dezelfde berichten
• Uw e-mail blijft bewaard bij een crash van u computer of e-mailprogramma doordat hij in de e‑mailbox op de server blijft staan

• U kunt e-mail alleen bekijken met een internetverbinding
• Het is nodig dat u de e-mailbox regelmatig controleert en eventueel leegt